¿Qué es el formato PDF?
Formato de documento portátil (PDF, por Portable Document
Format) El formato PDF conserva el formato del
documento y permite compartir archivos. Cuando el archivo en formato PDF se ve
en línea o se imprime, conserva el formato deseado. El formato PDF también es
útil para documentos que se reproducirán mediante métodos de impresión
comercial. PDF está aceptado como formato válido por muchas agencias y
organizaciones, y los visores están disponibles en una gran variedad de
plataformas aparte de XPS.
Imprimir postales en una impresora compatible con la impresión a
doble cara (dúplex)
Para imprimir en las dos caras de una hoja de papel, haga lo
siguiente:
Imprimir una publicación en una impresora no compatible con la
impresión a doble cara
1. Haga
clic en Archivo > Imprimir.
2. En la
lista Impresora, seleccione la impresora que quiera usar.
3. Para
imprimir la primera página, escriba 1 en el cuadro de páginas y haga clic en
Imprimir.
4. Una vez
impresa la primera cara, gire la hoja e insértela de nuevo en la impresora para
imprimir la otra cara. En el cuadro de páginas, escriba 2.
Nota Si la impresora no admite la impresión a doble
cara y quiere usar la combinación de correspondencia para combinar direcciones
u otro tipo de información en la publicación, antes de imprimir deberá crear
dos archivos de Publisher independientes, uno para cada cara de la publicación.
5.-
uSar el Verificador de diseño en Publisher.
El Verificador de diseño revisa diversos problemas de diseño y
presentación en la publicación. Identifica los posibles problemas y proporciona
opciones para corregirlos.
Importante Asegúrese de
ejecutar el Verificador de diseño antes de publicar una publicación en una
impresora de escritorio, empaquetarla para acudir a un servicio de impresión
comercial, enviarla por correo electrónico o publicarla en la web, o después de
convertir un tipo de publicación en otro tipo.
Puede especificar los tipos de problemas que busca el
Comprobador de diseño en el cuadro de diálogo Opciones
de Comprobador de diseño. Por ejemplo, si prepara una publicación para
imprimirla en un servicio de impresión comercial y desea usar más de dos
colores directos en ella, abra el cuadro de diálogo Opciones de Comprobador de diseño,
haga clic en la pestaña Comprobaciones y desactive la opción Más de dos colores directos para que no se compruebe si hay más de
dos colores directos en la publicación.
Panel de tareas del Verificador de diseño
Al abrir el panel de tareas del Verificador de diseño, se
actualiza dinámicamente la lista de problemas según se van produciendo o
corrigiendo.
Ejecutar comprobaciones de diseño generales Seleccione
esta opción para comprobar problemas de diseño, como cuadros de texto vacíos,
que puedan tener un impacto negativo en la publicación.
Ejecutar comprobaciones de impresión comercial Seleccione
esta opción para corregir problemas, como imágenes en modo RGB, que puedan
tener un impacto negativo en la impresión de la publicación en un servicio de
impresión comercial.
Ejecutar comprobaciones de sitio web Seleccione
esta opción para comprobar problemas, como imágenes sin texto alternativo, que
puedan tener un impacto negativo en la publicación del sitio Web.
Ejecutar comprobaciones de correo electrónico (solo para la
página actual) Seleccione
esta opción para comprobar problemas, como texto que contiene división con
guiones, que puede insertar espacios en el mensaje cuando se ve en algunos
visores de correo electrónico.
Seleccionar un elemento para corregirlo
El panel de tareas del Comprobador
de diseño muestra los
problemas encontrados en la publicación. Todos los problemas enumerados
incluyen una descripción y el lugar donde se encuentran. La mayoría de los
problemas se produce en una página específica. Pero algunos problemas afectan
toda la publicación. Haga clic en un problema de la lista para cambiar a la
página y al objeto con el problema. Haga clic en la flecha abajo a la derecha
del problema para ver otras opciones, por ejemplo, cómo corregir el problema si
existe una corrección automática disponible, pasar el problema por alto u
obtener ayuda con él.
Cerrar el Verificador de diseño
Haga clic en este botón para detener el Verificador de diseño y cerrar el panel
de tareas. Una vez cerrado, el Verificador de diseño no se ejecutará en segundo
plano hasta que lo reinicie.
Opciones de Verificador de diseño
Haga clic en este vínculo para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Verificador de diseño y establecer las opciones de
presentación de los problemas mostrados en el panel de tareas Verificador de diseño. También
puede seleccionar la comprobación de un intervalo de páginas o elegir
comprobaciones específicas.
Cuadro de diálogo Opciones de Verificador de diseño
Utilice los valores del cuadro de diálogo Opciones de Comprobador de diseño para cambiar la presentación de los
problemas en el panel de tareas Verificador
de diseño y determinar los
problemas que se muestran.
Pestaña General
Seleccione las opciones que afectan a la presentación de los
problemas mostrados en el panel de tareas Verificador
de diseño y, a continuación,
establezca las páginas que deberá comprobar el Verificador de diseño.
Opciones
de presentación
Ordenar por Seleccione
una de las opciones siguientes:
· Número
de página
Ordena los problemas por el número de página donde se producen.
· Descripción
Ordena los problemas alfabéticamente por su descripción. Al enumerar los
problemas por su descripción, se pueden consultar todos los problemas agrupados
del mismo tipo.
· Estado
Ordena los problemas por estado. El Verificador de diseño enumerará los
problemas por número de página, comenzando con los problemas que no se hayan
corregido y enumerando, luego, los problemas corregidos.
Nota Para
usar esta opción, es aconsejable desactivar primero la casilla Quitar elementos corregidos.
Quitar elementos corregidos Seleccione
esta opción para quitar los problemas de la lista de elementos después de
corregirlos. El Verificador de diseño actualiza la lista automáticamente
siempre que se produzca un cambio.
Intervalo
de páginas
Seleccione el intervalo de páginas que desea que compruebe el
Verificador de diseño.
· Todas
Comprueba todas las páginas de la publicación.
· Comprobar
página o páginas principales
Incluye todas las páginas principales al seleccionar Todas como el intervalo de páginas.
· Páginas
actuales
Comprueba solo la página o páginas actuales.
Pestaña Comprobaciones
Seleccione las casillas de las comprobaciones que desea que
ejecute el Comprobador de diseño.
En la lista Mostrar,
están disponibles los siguientes grupos de comprobaciones:
· Todas
las comprobaciones Incluye
todas las categorías.
· Comprobaciones
generales Incluye
las comprobaciones relacionadas con la creación de publicaciones que no son
específicas de publicaciones comerciales, web o de correo electrónico.
· Comprobaciones
de impresión comercial Incluye
todas las comprobaciones relacionadas con el proceso de impresión comercial.
· Comprobaciones
de sitio web Incluye
todas las comprobaciones relacionadas con la creación de sitios web.
· Comprobaciones
de correo electrónico Incluye
todas las comprobaciones relacionadas con la creación de correos electrónicos.
6.-Elegir entre
impresión desde escritorio, impresión en centro de copiado e impresión comercial
Los distintos proyectos de impresión pueden necesitar métodos de
impresión diferentes. Por ejemplo, imprimir en una impresora de escritorio no
es costoso si solo necesita algunas copias. Como el costo por copia no
disminuye al aumentar el número de copias en una impresora de escritorio, la
impresión de proyectos que necesitan muchas copias puede más económica cuando
se hace en centros de copiado o en imprentas comerciales.
Además del costo, hay que tener en cuenta igualmente las
opciones de calidad, calendario, papel, así como de encuadernación y
finalización.
Elegir entre escritorio,
copistería e impresión comercial
Opciones
|
Características
|
Escritorio
|
Copistería
|
Impresión comercial
|
Cantidad
|
1-50 copias
|
x
|
||
25-500 copias
|
x
|
|||
200 o más copias
|
x
|
x
|
||
Calendario
|
Se necesita en minutos
|
x
|
?
|
|
Se necesita en horas
|
x
|
|||
Se necesita en un día o más
|
x
|
|||
Papel
|
Existencias limitadas, tamaños
|
x
|
x
|
|
Amplia gama de tamaños, pesos y acabados
|
x
|
|||
Encuadernación, acabado
|
Limitados a etiquetas precortadas o prefabricadas
|
x
|
x
|
|
Encuadernación sencilla, plegado
|
x
|
|||
Tintas para usos especiales, como metálicas y barnizadas
|
?
|
x
|
||
Capacidades muy distintas en función de la impresora
|
x
|
Nota: Algunos problemas pueden ser específicos del
tipo de impresora de escritorio. Para obtener ayuda sobre esos problemas, vea
el manual de la impresora.
7.- Crear una
publicación a partir de una plantilla en Publisher
La mejor forma de empezar una publicación es seleccionar una
plantilla prediseñada justo cuando abra Publisher. Tan pronto como seleccione
una plantilla, las opciones para cambiar colores, fuentes, texto y gráficos
estarán disponibles.
Encontrará plantillas de Publisher en la página Inicio que
aparece al abrir Publisher sin seleccionar antes un archivo existente para
abrir. También puede ir a la página Inicio si hace clic en Archivo >Nuevo.
Para empezar, haga clic en Destacado para encontrar plantillas
individuales, en Integrado para encontrar categorías de plantillas como
prospectos, folletos o tarjetas de felicitación, o bien use el cuadro de
búsqueda para encontrar plantillas en línea en Office.com
Siga estos pasos, por ejemplo, para crear una tarjeta de
felicitación.
1. Al lado
de Sugerencias de búsqueda, haga clic en Tarjeta.
2. Haga
clic en el diseño de una tarjeta como, por ejemplo, Tarjeta de agradecimiento
(diseño con cinta púrpura).
Nota
Si lo desea, puede imprimir la Tarjeta de agradecimiento (diseño con cinta
púrpura) en tarjetas Avery 3379, 5315, 8315 y 8317.
3. Haga
clic en Crear.
Sugerencia
¿No le gusta después de todo este diseño de tarjeta de
felicitación? Haga clic en diseño de página > Cambiar plantilla para buscar
otro diseño de tarjeta.
1. Haga clic
con el botón derecho en un gráfico o cuadro de texto y haga clic en Eliminar
texto o Cambiar foto para reemplazar el texto o los gráficos de la tarjeta.
2. Para
seguir personalizado la tarjeta, use estas opciones de la pestaña Diseño de
página:
o Pruebe
con un tema de color nuevo.
o Cambie
la fuente.
o Aplique
un fondo.
o Una vez
que haya cambiado la plantilla como desee, haga clic en Archivo.
3.-
Para imprimir, siga uno de estos pasos:
o Haga
clic en Exportar para buscar Guardar como PDF u otras opciones para empaquetar
publicaciones para impresión comercial o de fotografías.
o Haga
clic en Imprimir para realizar copias en su impresora personal.
8.- Imprimir un folleto con
Publisher
Puede imprimir un folleto usted mismo, especialmente si tiene
acceso a una buena fotocopiadora. O puede usar el Asistente para empaquetar
presentaciones en Publisher 2013 para enviar su folleto a una impresora
comercial. Consulte Impresión: Elegir
entre impresión desde el escritorio, impresión en un centro de copiado e
impresión comercial si
no tiene claro qué método usar.
· Impresión
de una única copia de su folleto
· Desde
su plantilla de folleto, haga clic en Archivo > Imprimir.
· Elija
la impresora correcta.
· En
Configuración, asegúrese de que imprime una página por hoja, de que eligió el
tamaño correcto de papel y de que imprime en ambos lados del papel.
· Haga
clic en el botón Imprimir en la parte superior de la pantalla.
· Creación
de un archivo de folleto para la impresión comercial
· Desde
su plantilla de folleto, haga clic en Archivo > Exportar.
· En
Empaquetar presentaciones, haga clic en Guardar para una impresora comercial.
· Haga
clic en la flecha y haga clic en Servicio de impresión comercial.
· Haga
clic en Archivos PDF y .pub de Publisher.
· Haga
clic en Asistente para empaquetar publicaciones y guarde los archivos.
· Envíe
los archivos PDF y .pub a su impresora comercial.
COMBINAR CORRESPONDENCIA.-
Puede utilizar la combinación de correo o de correo electrónico
cuando desee crear un gran número de documentos que son casi idénticos pero
incluyen información única. Por ejemplo, puede utilizar Combinar
correspondencia para crear publicaciones personalizadas individualmente con
notas personalizadas o direcciones únicas y saludos. También puede utilizar
Combinar correspondencia para crear un anuncio de producto que desea
personalizar antes de enviarlo a personas concretas. El texto de la publicación
siempre es el mismo, pero el nombre y la dirección son diferentes para cada
destinatario.
En este artículo...
Elija la combinación de
correo electrónico
Lo primero que debe hacer es elegir si va a crear una
combinación de correo para la impresión o una combinación de correo electrónico
para la distribución en línea.
· Haga
clic en la ficha correspondencia y
elija la combinación de correspondencia o Combinación
de correo electrónico.
Crear o conectarse a la
lista de destinatarios
Para realizar una combinación de correo, necesitará abrir una
publicación nueva o existente y, a continuación, conectarse a un origen de
datos (un archivo que contiene la información exclusiva que desea incluir). Un
archivo de datos puede contener una lista de nombres y direcciones, datos de
productos o imágenes. El archivo de datos puede estar en una variedad de
formatos, incluyendo:
· Lista
de contactos de Outlook
· Hojas
de cálculo de Excel
· Tablas
de Word
· Tablas
de la base de datos de Access
· Archivos
de texto en los que tabulaciones o comas separan las columnas y los retornos de
párrafo separan las filas
Puede conectarse a un origen de datos o la lista existente o
puede crear una nueva lista de destinatarios. Si desea utilizar sólo algunas
entradas de la lista, puede filtrar la lista por un criterio específico.
También puede ordenar los elementos en orden alfabético.
NOTA Si desea combinar imágenes en las páginas de la
publicación, el origen de datos debe incluir nombres de archivo o rutas de
acceso para los archivos de imagen que desea combinar. No incluya las imágenes
reales o imágenes en el origen de datos.
Utilizar
una lista existente
1. Haga
clic en envíos > Seleccionar
destinatarios > Usar
lista existente.
De forma predeterminada, Publisher almacena los orígenes de
datos en la carpeta Mis orígenes de datos.
Puede que necesite examinar para localizar el origen de datos.
2. En el
cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en
el origen de datos que desee y haga clic en Abrir.
Dependiendo del tipo de origen de datos que seleccione, otros
cuadros de diálogo pueden aparecer solicita información específica. Por
ejemplo, si el origen de datos es un libro de Excel con información en varias
hojas de cálculo, deberá seleccionar la hoja que contiene la información que
desee.
Seleccione
de los contactos de Outlook
1. Haga
clic en envíos > Seleccionar
destinatarios > Seleccione
de los contactos de Outlook.
Si se te pide que elija un perfil de correo, haga clic en el
perfil que desee y, a continuación, haga clic enAceptar.
2. En el
cuadro de diálogo Seleccionar contactos, haga clic en la
lista de contactos que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Todos los contactos de la carpeta aparecen en el cuadro de
diálogo Destinatarios de combinar correspondencia,
donde puede filtrar y ordenar la lista de destinatarios que desee incluir en la
combinación.
Escribir
una lista nueva
Si no tienes una lista existente al que conectarse, puede crear
una lista nueva.
1. Haga
clic en envíos > Seleccionar
destinatarios > nueva
lista de tipo.
2. En el
cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, escriba la
información de la primera entrada en los campos relevantes para su envío.
NOTA Para cambiar las columnas predeterminadas, haga
clic en Personalizar columnas y
agregar, eliminar, cambiar el nombre y volver a ordenar las columnas en la
lista.
3. Cuando
haya acabado de introducir la información de la primera entrada, haga clic en Nueva
entrada.
4. Repita
los pasos 2 y 3 hasta que haya terminado de agregar entradas y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
5. En el
cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un
nombre para la lista de direcciones en el cuadro nombre
de archivo y guárdelo.
NOTA De forma predeterminada, Publisher guarda las
listas de direcciones en la carpeta Mis
orígenes de datos. Es mejor mantener la lista de direcciones aquí ya que
también es la carpeta predeterminada donde Publisher busca orígenes de datos.
Todos los contactos de la nueva lista aparecen en el cuadro de
diálogo Destinatarios de combinar correspondencia,
donde puede filtrar y ordenar la lista de destinatarios que desee incluir en la
combinación.
Seleccionar
destinatarios
En el cuadro de diálogo Destinatarios
de combinar correspondencia, puede seleccionar a los destinatarios que desea
incluir en la combinación. Active las casillas de verificación junto a los
destinatarios que desee incluir y desactive las casillas de verificación junto
a los destinatarios que desee excluir.
Si desea utilizar sólo algunas entradas de la lista, puede
filtrar la lista por un campo o criterio específicos. Una vez filtrada la
lista, puede utilizar las casillas de verificación para incluir y excluir
registros.
Filtrar los elementos de la lista
1. Haga
clic en la flecha situada junto al encabezado de la columna del elemento que
desea filtrar.
2. Haga
clic en cualquiera de las siguientes acciones:
o (Espacios) muestra
todos los registros en los que el campo correspondiente está en blanco.
o (Sin
espacios) muestra todos los registros en los que el
campo correspondiente contiene información.
o (Avanzado) abre
el cuadro de diálogo filtrar y ordenar, que
puede utilizar para filtrar por varios criterios. Puede también hacer clic en filtro en Restringir
lista de destinatarios en el cuadro de diálogo
Destinatarios de combinar correspondencia para
abrir el cuadro de diálogo filtrar
y ordenar.
o Para
seleccionar o borrar todos los elementos rápidamente, active o desactive el
encabezado de la columna de casilla de verificación.
SUGERENCIA Si
el origen de datos contiene registros que comparten la misma información y hay
diez o menos valores únicos en la columna, puede filtrar por información
específica. Por ejemplo, si hay varias direcciones que tienen Australia como
país o región, puede filtrar por Australia.
El
cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia muestra
sólo los registros designados. Para volver a mostrar todos los registros, haga
clic en (todos).
Si desea ver los elementos en orden alfabético, puede ordenar
los elementos de la lista.
Ordenar los elementos de la lista
· En el
cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia,
haga clic en el encabezado de columna del elemento que desea ordenar. Por
ejemplo, si desea mostrar la lista alfabéticamente por apellido, haga clic en
el encabezado de la columna Apellidos.
· Para
ordenar mediante varios criterios, en el cuadro de diálogo Destinatarios
de combinar correspondencia, haga clic en Ordenar.
En el cuadro de diálogo filtrar y ordenar,
seleccione los criterios que desee ordenar.
Preparar su publicación
Correspondencia crea muchos documentos de una sola plantilla con
información de marcador de posición y la información exclusiva que se agrega a
la información de marcador de posición en cada documento. Después de obtener la
lista de destinatarios juntos, puede preparar la plantilla principal.
Insertar
un cuadro de texto
1. Haga
clic en Insertar > Dibujar
cuadro de texto .
2. En la
publicación, elija dónde desea una esquina del cuadro de texto que aparezca y,
a continuación, arrastre en diagonal hasta que tenga el tamaño que desee.
Agregue
el texto que desee en cada versión
· Haga
clic dentro del cuadro de texto y, a continuación, escriba el texto que desee
que aparezca en cada versión de la publicación de combinación de
correspondencia.
Agregar
campos de datos a la publicación
1. En la
publicación de combinación de correspondencia, haga clic dentro del cuadro de
texto donde desee insertar el campo de datos.
2. Inserte
uno de los siguientes:
o Bloque
de direcciones con el nombre, la dirección y otra información
i. En el
grupo escribir e insertar campos, haga clic en bloque
de direcciones.
ii. En el
cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, haga clic
en los elementos de dirección que desee incluir y, a continuación, haga clic en Aceptar.
NOTA Si
los nombres de los campos de datos en el origen de datos no coinciden con los
nombres de los campos que Publisher utiliza para el bloque de direcciones,
puede que necesite hacer clic en Asignar
campos en el cuadro de diálogo Insertar
bloque de direcciones. En el cuadro de diálogo Asignar
campos, utilice las listas desplegables para seleccionar los campos del origen
de datos que corresponden a los campos de Publisher.
o Línea
de saludo
i. En el
grupo escribir e insertar campos, haga clic en línea
de saludo.
ii. En el
cuadro de diálogo Línea de saludo, seleccione el formato de
línea de saludo, que incluye el saludo, el formato del nombre y la puntuación.
iii. Seleccione
el texto que desee que aparezca en los casos en que Publisher no puede
interpretar el nombre del destinatario; Por ejemplo, cuando el origen de datos
contenga ningún nombre o apellido del destinatario, pero sólo un nombre de
compañía y haga clic en Aceptar.
NOTA Si
los nombres de los campos de datos en el origen de datos no coinciden con los
nombres de los campos que Publisher utiliza para la línea de saludo, puede que
necesite hacer clic en Asignar campos en
el cuadro de diálogo Línea de saludo. En el
cuadro de diálogo Asignar campos, utilice las listas
desplegables para seleccionar los campos del origen de datos que corresponden a
los campos de Publisher.
o Imagen
i. En el
grupo escribir e insertar campos, haga clic en imagen y,
a continuación, haga clic en Insertar
campo de imagen.
ii. En el
cuadro de diálogo Insertar campo de imagen, seleccione el
campo de imagen para insertar.
iii. NOTA Si
desea combinar imágenes en las páginas de la publicación, el origen de datos
debe incluir nombres de archivo o rutas de acceso para los archivos de imagen
que desea combinar. No incluya las imágenes reales o imágenes en el origen de
datos.
o Campos
individuales de la información
§ En
el grupo escribir e insertar campos, seleccione Insertar
campo de combinación y haga clic en los
campos que desea incluir en el cuadro de texto.
Dar
formato a los campos de datos
Puede aplicar formato a los campos de datos y cualquier otro
texto que haya agregado como (un saludo de Hello) o como estimado... para
cambiar la apariencia de los datos combinados. Para dar formato a los datos
combinados, deberá dar formato a los campos de datos en la publicación de
combinación de correspondencia.
En la publicación de combinación de correspondencia, seleccione
el campo que contiene la información que desea dar formato.
· Si el
campo es un bloque de direcciones o línea de saludo, en el grupo escribir
e insertar campos, seleccione formato.
· Si el
campo es un campo de datos, en el menú Formato
de herramientas de cuadro de texto, haga clic en fuente y,
a continuación, seleccione las opciones que desee.
· Si el
campo seleccionado es reconocido por Publisher como un número, moneda, fecha u
hora, haga clic en formato y
cambiar el formato de presentación de los tipos de campos.
Vista
previa de datos destinatario en los campos de datos en la publicación
Puede revisar el aspecto de la publicación con los datos reales
en los campos combinados.
Para obtener una vista previa de la publicación, haga clic en Vista
previa de resultados y, a continuación,
realice cualquiera de las siguientes acciones:
· Para
obtener una vista previa de las entradas en orden, haga clic en la navegación
botones para
ver el aspecto de cada entrada en la publicación combinada.
La
información del primer registro del origen de datos rellena los campos de
combinación. No puede editar las entradas del origen de datos en las páginas de
la publicación, pero se puede dar formato, mover o eliminar campos de datos.
· Para
buscar y obtener una vista previa de una entrada específica del origen de
datos, haga clic en Buscar a un destinatario y,
a continuación, escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Buscar
entrada.
Si se necesita, puede realizar cambios a la lista de
destinatarios. Realice una de las siguientes acciones:
· Para
excluir a un destinatario de la combinación, haga clic en Excluir
al destinatario.
· Para
cambiar la lista de destinatarios, haga clic en Editar
lista de destinatarios y, a continuación,
realice los cambios en el cuadro de diálogo Destinatarios
de combinar correspondencia.
Después de completar la publicación de combinación de
correspondencia e insertar todos los campos de combinación, archivo >
haga clic en Guardar como, el nombre de la publicación y
haga clic en Guardar.
Crear la publicación combinada
Para crear la publicación combinada, haga clic en el botón Finalizar
y combinar y siga las instrucciones que aparecen a
continuación para imprimir, obtener una vista previa, guardarlo, agregar las
páginas combinadas a otra publicación o enviarlas por correo electrónico.
Imprimir
la publicación combinada
1. Haga
clic en Combinar al imprimir.
2. En el
espacio de impresión, seleccione las opciones que
desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
IMPORTANTE Para imprimir los distintos conjuntos de
datos de combinación, por ejemplo, nombres y direcciones diferentes, en cada
hoja de papel, haga clic en varias
páginas por hoja en la sección Opciones
de impresión. Si selecciona varias
copias en cada hoja, cada hoja de papel contendrá varias copias de los mismos
datos.
Guardar
la publicación combinada para más tarde
Si desea modificar las páginas combinadas, guardarlas para uso
posterior o imprimirlos en un momento posterior, puede recopilar y guardar
todas las páginas combinadas como una sola publicación que contiene los datos
reales en vez de campos de combinación combinada nueva.
1. Haga
clic en Combinar en nueva publicación.
2. En la
nueva publicación, en el panel de tareas Combinar
correspondencia, haga clic en Guardar
esta publicación. Nombre de la nueva publicación y haga clic en Guardar.
Agregar
las páginas combinadas a una publicación existente
Si piensa agregar las páginas combinadas al final de una
publicación existente, asegúrese de que la publicación de combinación de
correspondencia coincide con la publicación existente en lo siguiente:
· Tamaño
de página (alto y ancho)
· Vista
de página (una página o dos páginas)
· Tipo de
publicación (web o impresa)
· Orden
de las páginas (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)
Publisher agrega páginas combinadas a una publicación nueva o
existente, pero no puede agregarlos a una publicación abierta. Si una
publicación que desea combinar en está abierta, asegúrese de guardar y cerrar
antes de completar la combinación.
1. Haga
clic en Agregar a una publicación existente.
2. En el
cuadro de diálogo Abrir publicación, busque la publicación a
la que desea agregar las páginas combinadas y, a continuación, haga clic en Abrir.
3. En la
publicación existente, haga clic en Guardar
esta publicación en el panel de tareas Combinar
correspondencia para guardar las actualizaciones.
Aplicar
formato a las direcciones
Previsualizar las etiquetas
Imprimir las etiquetas
Guardar la configuración de etiquetas para su uso posterior
Cómo utilizar los datos de los clientes
Crear una lista de correo
Crear
una lista de destinatarios
Combinar listas de varios orígenes
Sugerencia
Para asegurar que Publisher encuentra los nombres y las direcciones de la
lista, haga clic en Asignar
campos. Compruebe que los campos que desea aparecen en la lista. Si un
campo que desea indica No
coincide, haga clic en la lista desplegable de ese campo y, a
continuación, en el nombre de la columna que asigna esa columna a la lista.
3. Haga
clic en Aceptar.
Publisher
agrega un campo de combinación de correspondencia a la publicación. Cuando
finalice la combinación, Publisher reemplazará ese campo con una dirección en
cada etiqueta.
Nota
Si está creando otros tipos de etiquetas y desea agregar información diferente,
haga clic en Envíos > Insertar
campo de combinación y
haga clic en el nombre de la información que desea agregar.
Aplicar
formato a las direcciones
1. En
la publicación, seleccione el campo Bloque
de direcciones, incluidas las marcas al principio y al
final del campo.
2. Haga
clic en Formato
de Herramientas de cuadro de texto y
elija la Fuente,
el Tamaño
de fuente y
el Color
de fuente que
desea.
Previsualizar las etiquetas
Ahora puede comprobar qué aspecto tendrán las etiquetas antes de
realizar la combinación.
· Haga
clic en Vista
previa de resultados y,
a continuación, haga clic en las flechas para asegurarse de que las etiquetas
tienen el aspecto que desea.
Sugerencia Para buscar y
previsualizar una entrada específica en el origen de datos, haga clic en Buscar
destinatario, escriba lo que está buscando en el cuadro Buscar
entrada y
haga clic en Buscar
siguiente.
Notas
· Si
ve un nombre que quería dejar fuera de la combinación, todavía puede quitarlo
haciendo clic en Excluir
este destinatario.
· Si
se da cuenta de toda la lista es incorrecta, haga clic en Editar
lista de destinatarios y
ordene o filtre para obtener la lista que desea.
Imprimir las etiquetas
1. Haga
clic en Finalizar
y combinar > Combinar
al imprimir.
2. En Configuración,
asegúrese de que Publisher indica Varias
páginas en cada hoja.
3. Haga
clic en Imprimir.
Guardar la configuración de etiquetas para su uso posterior
Una vez completada la combinación, guarde el archivo de
etiquetas para poder usarlo de nuevo.
1. Haga
clic en Archivo > Guardar
como.
2. Haga
clic donde desee guardar el archivo de etiquetas y luego haga clic en Examinar.
3. Escriba
un nombre para la publicación de etiquetas en el cuadro Nombre
de archivo y,
a continuación, haga clic en Guardar.
El archivo de etiquetas permanecerá conectado con su lista de
direcciones. Para volver a crear etiquetas, abra el archivo y haga clic en Sí cuando
Publisher le pregunte si desea mantener esa conexión. A continuación, si desea
modificar las personas o los elementos que se incluyen en la combinación, haga
clic en Editar
lista de destinatarios para
ordenarlos, filtrarlos y seleccionarlos.
Sugerencias para preparar listas de distribución de correo
electrónico
No importa lo estudiado que esté el mensaje de correo
electrónico, tendrá menos impacto si lo envía a los destinatarios equivocados.
Si destina el correo a un segmento de clientes que probablemente
estén interesados en una oferta específica, la campaña de correo electrónico
tendrá probablemente una tasa de éxito mucho mayor.
Puede limitar la lista de correos a nombres y direcciones de
correo electrónico, o bien puede incluir más detalles sobre cada cliente para
que pueda clasificar a los clientes en segmentos significativos para el
negocio.
Cómo utilizar los datos de los clientes
Después de obtener información sobre los clientes y posibles
clientes, puede resultar útil realizar el seguimiento de los atributos que
tienen en común. Cuantos más detalles capture en la lista de correo, más
opciones tendrá para dirigir los correos a los objetivos correctos.
Pero asegúrese de que los datos detallados en los que está realizando
el seguimiento son los datos que va a utilizar. Cuanta más complejidad agregue
a la lista de correo, más trabajo le costará mantener la lista.
Por ejemplo, podría utilizar datos de los clientes de cualquiera
de las maneras siguientes.
· Enviar
un correo a los clientes de una localidad específica
Filtre la lista de correo por ciudad o código postal para poder anunciar
fácilmente una promoción sólo para aquellos clientes que viven en una ubicación
determinada.
· Agregar
un saludo personalizado Personalice el correo
incluyendo el nombre y los apellidos del destinatario en una línea de saludo,
separando el nombre en los campos de datos tratamiento, nombre y apellidos.
· Concentrarse
en destinatarios de una determinada edad Informe a los
clientes de productos o servicios que sean apropiados para cada etapa de la
vida de los clientes (como el planeamiento de la jubilación a los veinte años
frente al planeamiento de la jubilación a los cincuenta años) recopilando las
fechas de nacimiento de los clientes como año de nacimiento (por ejemplo,
"1945").
Si
desea ofrecer un regalo promocional a todos los clientes cuyo cumpleaños se
celebre en el mes actual, puede recopilar sus fechas de nacimiento como día,
mes, año (por ejemplo, "1, enero, 2000").
· Personalizar
correos en función del sexo Anuncie una línea nueva de
productos sólo a hombres o sólo a mujeres incluyendo el sexo de cada cliente
("hombre" o "mujer") en la lista de correo.
· Usar
el historial de compras Envíe anuncios especiales a los
que han realizado las compras importantes más recientes, o notifique a los
clientes de cuando dispone de nuevos modelos de sus marcas favoritas. Para ello
tiene que realizar el seguimiento del historial de compras de los clientes.
También puede notificar a los clientes acerca de productos similares ("Los
clientes que han comprado este artículo también han encontrado útil este
otro").
Crear una lista de correo
Dicho brevemente, una lista de correo es un archivo de texto que
separa los registros de los destinatarios en campos comunes. Dichas listas
suelen adoptar la forma de hojas de cálculo o tablas, con cada registro en su
propia fila, separados en columnas que contienen los campos de datos
individuales, como la lista básica de correo que se muestra aquí.
Una lista compleja podría incluir campos de datos adicionales,
como preferencias de tamaño y color de los productos, historial de compras,
fecha de nacimiento y sexo.
Si está creando una lista de correo por primera vez, puede
hacerlo sin salir de Publisher.
Crear
una lista de destinatarios
1. En
el menú Herramientas, elija Envíos por correo y catálogos y, a continuación,
haga clic en Crear lista de direcciones.
2. Antes
de comenzar a escribir la información de la lista, puede personalizar los
campos agregando, quitando, cambiando o reordenando los campos que aparecen en
el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.
¿Cómo?
a. Haga
clic en Personalizar columnas y, a continuación, siga uno de los procedimientos
siguientes:
§ Para
agregar un campo, haga clic en Agregar. En el cuadro de diálogo Agregar campo,
escriba un nombre para el nuevo campo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
§ Para
quitar un campo, selecciónelo en Nombres de campo y, a continuación, haga clic
en Eliminar.
§ Para
cambiar un nombre de campo, selecciónelo en Nombres de campo y, a continuación,
haga clic en Cambiar nombre. En el cuadro de diálogo Cambiar nombre de campo,
escriba un nombre nuevo en el cuadro A: y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
§ Para
cambiar el orden de los campos, seleccione el campo que desea mover y, a
continuación, haga clic en Subir o Bajar hasta situarlo donde desee.
b. Repita
estos pasos hasta que termine de revisar la lista de nombres de campo y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
3. En
el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, escriba la información de la
primera entrada en los campos apropiados (Tratamiento, Nombre, Apellidos,
etc.).
4. Cuando
termine de escribir la información de la primera entrada, haga clic en Nueva
entrada o presione la tecla TAB.
5. Repita
los pasos 3 y 4 hasta que termine de agregar entradas.
6. Haga
clic en Aceptar.
7. En
el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la
lista de direcciones en el cuadro Nombre de archivo.
De
forma predeterminada, la lista de direcciones se guarda en la carpeta Mis
archivos de origen de datos. Es mejor guardar la lista de direcciones aquí, ya
que es la carpeta predeterminada en la que Microsoft Publisher busca los
archivos de los orígenes de datos.
8. Haga
clic en Guardar.
Combinar listas de varios orígenes
Si tiene o ha adquirido listas de correo, con Publisher resulta
más sencillo combinar y cambiar las listas de clientes de varios orígenes.
Elija el método que le va mejor uniendo la lista de correo de Publisher a
cualquier combinación de otras listas creadas en los siguientes programas:
· Microsoft
Office Excel
· Microsoft
Office Outlook
· Microsoft
Office Outlook con Business Contact Manager
· Microsoft
Office Access
Asimismo puede adquirir listas, como las de Microsoft List
Builder.
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